Los eventos están de vuelta los novios están celebrando sus bodas, nuevamente hay Primeras comuniones, cumpleaños y para este diciembre con la sana distancia los festejos navideños de las empresas
¿Sabes cómo planear un evento ?
Lo primero es saber el objetivo de la reunión y de ahí podemos partir para diseñar toda la celebración. Ya teniendo claro que vamos a festejar , se planea la hora si es en la mañana, a mediodía , en la noche
1.- ¿QUÉ?
Se refiere al tipo de reunión y estilo de servicio. Es aquí donde se define que tipo de evento se quiere realizar: desayuno, comida, almuerzo, té, cena formal, ó informal. El número de personas, el equipo y el personal de servicio del que se dispone, son los que marcan la pauta para definir el tipo de reunión que se va a hacer
Aspectos a considerar
- El tipo de servicio se refiere a si están sentados a la mesa, ó es buffete, semi – buffete, almuerzo, desayuno, té, comida en el jardín etc.
Los servicios son:
- El francés, el más elegante.
- El ruso utilizado en banquetes.
- El americano, que presenta los platos servidos desde la cocina.
- El inglés que se caracteriza por ser el servicio familiar.
- El buffet o semi buffet, ideal para los eventos en donde hay poca ayuda en el servicio.
- Cóctel para servicios más cortos y con poco equipo de montaje.
Las características de formalidad o informalidad con el que se realice el evento se definen:
- Por el motivo del evento
- La edad del grupo
- El presupuesto
- El espacio con el que se cuenta, definen si el evento es más elegante, casual o bien formal o de etiqueta.
2.-¿PARA QUÉ?
Es aquí donde se definen los objetivos del evento; se debe tener claro lo que se quiere lograr; festejar al marido o algún hijo, reunir un grupo de amigos, cumplir un compromiso con el jefe, cerrar un negocio. No hay que perder el verdadero sentido del evento, a veces se tienen, fiestas de niños, en donde lo más importante es la bebida para los adultos.
3.- ¿ A QUIÉN?
En éste momento se eligen a los invitados. Es muy importante estudiar las características del grupo, sus gustos y edad de las personas a quienes se va a invitar lo cual ayuda a escoger los platos del menú, establecer el tipo de reunión y detalles como, cómo se van a sentar , lo que resulta un verdadero arte
El número de personas hay que pensarlo muy bien de acuerdo al espacio en la mesa, en la sala de la casa y al equipo del que se dispone. Es una descortesía que los invitados se tengan que sentar en las escaleras, o que se complete con la “vajilla del diario” para los invitados de menos compromiso.
4.- ¿CON QUÉ?
Son los recursos con los que se cuenta: humanos, económicos y materiales. Ayuda de servicio, ayuda de los hijos y el esposo, proveedores, presupuesto con el que se cuenta, espacio para elaborar, preparar, y guardar los alimentos, equipo de servicio de acuerdo al menú, tiempo para invitar, comprar, arreglar la casa, elaborar el menú y llevar a cabo el arreglo personal.
La familia es un gran equipo, ¡no estas sola!, involucralos y disfruten juntos de todo el evento.
El presupuesto marca la pauta para decidir:
- El lugar
- El tipo de servicio
- La contratación de meseros
- El número de personas invitadas
- El menú
- Las bebidas alcohólicas, refrescos, aguas frescas
- Los arreglos de las mesas
- El montaje de las mesas
- La contratación de música
- La contratación de un animador
- Los detalles como: regalos para los invitados, mignardises ( pequeños bocadillos dulces, para después de la comida)
- La contratación de un fotógrafo
- La asistencia de la prensa o de algún medio.
5.-¿CÓMO? ¿QUIÉN? ¿CUÁNDO?
CONTROL DEL EVENTO
Se refiere a los pasos que se van a seguir, para lograr el evento. Es muy útil hacer una lista de actividades distribuyendolas de acuerdo a la importancia y al orden en que se van a ejecutar. Y la distribución de funciones que cada persona va a desempeñar, quién va a hacer las invitaciones, quién las compras y en qué día, momento por lo que a continuación te ofrezco un formato que te va a llevar paso a paso en todo lo que tienes que pensar y planear para que el evento resulte perfecto.
Para lograr que el evento sea un éxito es necesario llevar un control, sáquele punta al lápiz y revise punto por punto, apóyese en formatos como los que se anexan, e invente los suyos que le ayuden a que no falte nada.
No se olvide de poner, los comentarios y observaciones al final del evento, siempre ayudarán a no volver a cometer los mismos errores, y a fijarnos en aquello que hace sentir a los invitados como en su casa.
¡Disfrute, organizando su fiesta, y descanse antes de recibir a sus invitados!.
